Politique de confidentialité
Cette politique de confidentialité vous informe des raisons pour lesquelles les consultants de l’entreprise Qonsi collectent et utilisent vos données personnelles lors de leurs activités de recrutement pour des tiers et pour leur propre compte, en conformité avec la loi sur la protection de la vie privée, en particulier le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données personnelles et la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD »).
Responsable du traitement de vos données personnelles
En tant que société Qonsi, basée au 37 rue Barthélémy Thimonnier, nous sommes responsables du traitement de vos données personnelles dans le cadre de nos activités de recrutement pour nos clients ou pour notre propre compte. Cependant, lorsque nous gérons les candidatures avec le client pour lequel nous réalisons nos missions, nous partageons les responsabilités de traitement en tant que responsables conjoints, la répartition de ces responsabilités est décrite dans le contrat qui nous lie.
Données personnelles traitées
Les données personnelles sont toute information qui peut être liée directement ou indirectement à une personne physique identifiée ou identifiable, selon les termes de l’article 4, 1) du RGPD. Dans le cadre de la sélection de candidats pour nos clients, ces données peuvent inclure:
- les informations d’identification (nom et prénom, numéro de téléphone, adresse électronique),
- les informations du CV (photo, date de naissance, parcours scolaire/académique, compétences, expériences professionnelles, centres d’intérêt, etc.),
- la lettre de motivation (compétences, qualités personnelles et professionnelles, etc.)
- et les données de personnalité (en cas de test de personnalité).
Dans certains cas, nos consultants et recruteurs pourront vous demander des documents de vérification tels qu’une copie de votre dernier diplôme ou un extrait de votre casier judiciaire selon les exigences légales ou réglementaires.
En outre, durant l’évaluation de candidats ou de salariés, nous pouvons vérifier leurs références et prendre des recommandations. Dans ce contexte, nous ne traiterons que les données d’identification de nos interlocuteurs ainsi que leur retour sur les candidats ou salariés.
Veuillez noter que les données personnelles que nous traitons peuvent être modifiées au cours de nos missions en tant que sous-traitant. Il incombera à nos clients de vous informer de tout changement.
Source des données personnelles
Notre équipe de consultants en recrutement et de recruteurs collecte des données personnelles de différentes manières :
- Les données permettant le premier contact avec les candidats peuvent venir des réseaux sociaux, de différentes CVthèques ou encore de recommandations faites à nos consultants.
- Nos candidats peuvent aussi initier ce premier contact, notamment en réponse à une offre d’emploi. Nos candidats alimentent aussi leur profil en vue de permettre leur embauche.
- Nous pouvons également recevoir des informations sur nos candidats directement de nos clients, de nos prestataires ou de nos partenaires, comme AssessFirst.
Finalités des traitements de données
Nous ne collectons vos données personnelles que pour des raisons professionnelles légitimes et pertinentes, et nous mettons en place toutes les mesures raisonnables pour protéger, maintenir l’exactitude et mettre à jour vos données personnelles. Qonsi pourra traiter vos données personnelles, en tant que responsable de traitement, pour les raisons suivantes :
Identification de candidats pour notre CVthèque
En tant que candidat, nous pouvons traiter vos données personnelles afin de vous contacter et de vous proposer de vérifier votre profil et de trouver des missions de recrutement qui vous conviendront.
Si vous êtes un candidat identifié sur les réseaux sociaux, dans une CVthèque ou recommandé par nos consultants, vous recevrez une information complète sur le traitement de vos données personnelles : soit dans un délai maximum d’un mois après avoir recueilli vos coordonnées, soit au plus tard lors de la première communication entre Qonsi et vous.
Dans tous les cas, aucune information vous concernant ne sera communiquée à nos clients avant que vous n’ayez reçu cette information et donné votre consentement à la transmission.
La base juridique du traitement de vos données personnelles dans le cadre de ces activités est l’intérêt légitime de Qonsi à identifier des candidats pouvant intégrer notre CVthèque.
En tant que candidat, vous avez bien sûr la possibilité de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles. Dans ce cas, nous ajouterons vos données personnelles à une liste d’opposition.
Tenue d’une liste d’opposition
Les noms, prénoms, coordonnées et postes des candidats identifiés mais ayant fait usage de leur droit de refus seront ajoutés à une liste de refus afin de nous empêcher de les contacter à nouveau.
La base juridique du traitement des données personnelles aux fins mentionnées dans ce paragraphe est notre intérêt légitime à respecter notre obligation légale de vous accorder votre droit de refus.
Qualification de candidats
En tant que candidat, vos informations personnelles pourront être utilisées par les consultants en recrutement de Qonsi pour les raisons suivantes :
- invitation et participation à des entretiens téléphoniques ou en personne dans nos locaux ou en visioconférence,
- évaluation de vos compétences pour le poste qui vous intéresse, potentiellement en utilisant un test de personnalité,
- demande de références auprès de vos anciens employeurs (avec votre consentement),
- gestion de tout grief ou plainte,
- recherche de missions de recrutement auxquelles vous pourriez postuler.
Si nous identifions une mission de recrutement pour l’un de nos clients qui pourrait vous convenir, vos informations personnelles pourront également être utilisées pour évaluer votre adéquation au poste en question.
Le fondement légal pour le traitement de vos données personnelles à ces fins est votre consentement.
Suivi des missions de recrutement de nos clients
En tant que candidat, vos données personnelles pourront également être examinées dans le cadre d’une mission de recrutement pour l’un de nos clients, réalisée par nos consultants.
La communication de ces données, d’abord à Qonsi, puis à nos clients, est nécessaire pour l’examen de votre candidature. Qonsi recueillera votre consentement avant de transférer des données non anonymisées à ses clients.
En particulier, sans préjudice de nos obligations légales, vos données personnelles pourront être traitées pour :
- l’examen de votre candidature,
- l’évaluation de vos compétences pour le poste en question,
- le rejet de votre candidature,
- votre entrée dans un processus de recrutement,
- le reporting auprès du client sur l’avancée du processus de recrutement,
- l’examen et le traitement de tout grief ou plainte.
La base juridique du traitement de vos données personnelles à ces fins est l’intérêt légitime de Qonsi à présenter des candidats à ses clients.
Conservation d’éléments par Qonsi pour exercer ou défendre ses droits en justice
Une certaine quantité d’informations vous concernant sera conservée par Qonsi afin de se défendre contre toute action en justice devant les tribunaux civils. En particulier, Qonsi pourrait avoir à se défendre contre une action en discrimination et, dans ce contexte, utiliser les informations transmises concernant les candidats présentés à ses clients dans le cadre de ses missions de recrutement.
La base juridique du traitement des données personnelles aux fins mentionnées dans ce paragraphe est l’intérêt légitime de Qonsi à exercer et défendre ses droits en justice.
Destinataires des données personnelles
Afin de traiter les données personnelles pour les raisons décrites ci-dessus, ces données peuvent être partagées avec les personnes suivantes dans la mesure où elles ont besoin de ces données pour accomplir leur mission et leur rôle :
- Tout employé habilité de Qonsi et, plus particulièrement, les consultants en recrutement ;
- Le fournisseur AssessFirst, la solution que nous utilisons pour réaliser des tests de personnalité pour nos candidats (privacy@assessfirst.com) ;
- Le fournisseur Bullhorn, la solution que nous utilisons pour gérer notre activité (privacy@bullhorn.com) ;
- Toute autorité gouvernementale, administrative, judiciaire ou de réglementation, sur la base d’une loi, d’un règlement ou d’une décision contraignante ;
- Nos éventuels clients recruteurs.
Lorsque nous traitons vos données en tant que responsable de traitement dans le cadre de nos activités de recrutement, nous demanderons systématiquement votre consentement avant de transférer des informations vous concernant aux clients pour lesquels nous réalisons des missions de recrutement. Vous pouvez contacter notre service DPO dont les coordonnées sont indiquées ci-dessous pour obtenir une liste plus complète des destinataires de vos données.
Transfert de données personnelles hors Espace Économique Européen
Nous faisons tout notre possible pour éviter de transférer des données à des partenaires ou prestataires en dehors de l’Espace Économique Européen.
Cependant, si nous devons transférer des données vers une entreprise située en dehors de l’Espace Économique Européen ou dans un pays qui ne protège pas adéquatement les données personnelles selon le Règlement général sur la protection des données (RGPD), ces transferts de données personnelles sont effectués sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne et/ou sur tout autre fondement juridique conforme à la législation applicable en matière de protection des données personnelles, qui constituent des « garanties appropriées » au sens du RGPD.
Durée de conservation des données personnelles
Les durées de conservation des données personnelles du candidat sont indiquées dans le tableau ci-dessous. Ces durées de conservation maximales peuvent être modifiées en cas de exigences légales ou réglementaires fixant des durées différentes.
De plus, ces durées peuvent être prolongées en fonction des délais de prescription des actions judiciaires qui pourraient découler de la relation de travail, et ce pour des raisons légitimes liées aux besoins de l’entreprise, notamment, sans s’y limiter, pour protéger ses intérêts, répondre aux exigences de la loi, d’une réglementation, d’une ordonnance judiciaire ou pour coopérer dans le cadre d’une enquête ou d’une procédure judiciaire.
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Si le candidat n’a jamais consenti à la qualification de son profil ou à ce qu’on lui proposer des postes | |
| Coordonnées et premiers éléments concernant son profil | 2 ans après le dernier contact |
| Si le candidat a consenti à la qualification de son profil ou à ce qu’on lui proposer des postes | |
| Données du profil | 2 ans après le dernier contact |
| Curriculum vitae et lettre de motivation | 2 ans après le dernier contact |
| Données du test de personnalité | 2 ans après le dernier contact |
| Données de connexion enregistrées pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site internet | 1 ans après la dernière connexion |
| Tous les éléments utilisés dans le cadre de la qualification du profil du candidat ou de l’examen de sa candidature pour une mission de recrutement | 5 ans après le dernier contact ou le dernier recrutement envisagé |
| Si le candidat a fait exercice de son droit d’opposition | |
| Noms, prénoms, coordonnées et postes du candidat | 5 ans après l’exercice de son droit d’opposition |
Exercice de vos droits
Selon les articles 13 et 15 à 22 du RGPD, Qonsi vous informe que vous avez le droit :
- de demander l’accès à vos données personnelles et des informations sur l’utilisation de ces données, y compris les personnes ou organisations auxquelles elles ont été communiquées,
- de demander la rectification de données personnelles inexactes ou incomplètes,
- à l’effacement de vos données personnelles dans certaines conditions,
- à la limitation du traitement de vos données personnelles,
- à la portabilité de vos données personnelles,
- de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons liées à votre situation personnelle,
- de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles à tout moment,
- de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente si vous estimez que vos droits en matière de protection des données ont été violés.
Contact pour l’exercice des droits et pour toute question relative à la présente note d’information
Afin d’exercer vos droits ou d’obtenir tout type d’information concernant les présentes informations, vous pouvez contacter le DPO de Qonsi à l’adresse suivante, sous réserve de pouvoir justifier de votre identité :
Qonsi – DPO
37 rue Barthélémy Thimonnier, 87280 Limoges
contact@qonsi.fr